През юни 2025 г. в България ще настъпи важна промяна за бизнеса – Националната агенция за приходите (НАП) въвежда нови електронни трудови записи. Това е част от по-широка реформа, целяща дигитализация и по-ефективно администриране на трудовите правоотношения.
За да се подготвите навреме, вижте кои са основните моменти и какво означава тази промяна за вашето счетоводно обслужване и HR процеси.
1. Какво представляват електронните трудови записи
Новите електронни трудови записи представляват централизирана система, в която работодателите ще подават информация за сключване, изменение и прекратяване на трудови договори. Данните ще се съхраняват в Регистъра на заетостта към НАП, който заменя досегашната практика с XML файлове и уведомления.
2. Защо се прави промяната
Системата цели да премахне дублирането на информация, да намали грешките при подаване и да ускори обработката на трудовите отношения. Това ще е от полза за всички, които предлагат счетоводни услуги или се възползват от външно счетоводно обслужване.
3. Какви са важните дати за работодателите
- 30 май 2025 г. след 17:30 ч. – НАП спира приема на уведомления през Портала за електронни услуги.
- 31 май 2025 г. след 17:00 ч. – няма да е възможно упълномощаване и преупълномощаване за подаване на уведомления.
- 1 юни 2025 г. – стартира подаването по новата система с електронни трудови записи.
4. Какво трябва да направят счетоводителите и HR специалистите
Всички, които извършват счетоводно обслужване или работят в отдели по човешки ресурси, трябва да:\n
- Изтеглят новия програмен продукт, публикуван от НАП.\n
- Променят структурата на подаваните файлове според новата XSD схема.\n
- Тестват новите функции и процеси предварително.\n
- Проверят дали съществуващите пълномощия ще бъдат валидни след 1 юни.
5. Какво се случва със старите пълномощия
Ако вече имате достъп до подаване на уведомления или сте били упълномощени чрез Портала на НАП до края на 31 май, няма нужда от повторно упълномощаване. Това важи както за вътрешните служители, така и за външни счетоводни къщи.
6. Какви ще са ползите от новата система
- По-бърза обработка на трудовите документи\n
- Централизиран архив за всички действия по трудовите договори\n
- Лесен достъп до справки и актуално състояние на служителите\n
- По-нисък риск от административни грешки
7. Как се отразява промяната на фирмите със външно счетоводно обслужване
Фирмите, които използват външни счетоводни услуги, трябва да се уверят, че техният счетоводител е запознат с новите изисквания. Много от софтуерните доставчици вече работят по адаптация на системите спрямо новите XSD изисквания на НАП. При добра координация, преходът може да се извърши плавно.
8. Какво включва новият програмен продукт на НАП
НАП публикува софтуер, чрез който работодателите могат да създават, проверяват и подават новите електронни трудови записи. Продуктът е безплатен и е предназначен да улесни както малкия бизнес, така и фирмите с по-голям обем нает персонал.
9. Какви грешки да избягваме в началото
- Да не пропуснете срока за подаване на последните уведомления по старата система\n
- Да не обновите пълномощията си при нужда\n
- Да изпращате данни във вече остарелия формат\n
- Да не проверите внимателно подадената информация преди изпращане
10. Заключение
Промяната, която предстои от 1 юни 2025 г., е сериозна, но носи и много ползи – по-висока сигурност, по-малко грешки и бърз достъп до трудовата информация на служителите. За работодателите, счетоводителите и специалистите по човешки ресурси това е възможност за повишаване на ефективността и модернизиране на процесите. Своевременната подготовка и добра комуникация със счетоводното обслужване са ключът към безпроблемен преход.
За още полезна информация или качествено счетоводно обслужване посетете schetovodniuslugi.bg
